¿Cómo elegir el mejor software de nómina para tu empresa?

Otra vez llega final de mes y, con él, el inevitable cálculo de nóminas de los empleados. Este es uno de los procesos más sensibles e importantes en la gestión de RRHH, debido a que, un simple error, no solo afectará a la confianza en la empresa por el trabajador, sino que, en los peores casos, nos podremos enfrentar a problemas legales. Por ello, una gestión de la nómina impoluta se hace imprescindible en cualquier departamento de Recursos Humanos, y un Software específico de Nómina nos va a permitir hacerlo de una manera mucho más ágil, sencilla y minimizando errores. Pero, ¿cómo elegir el software de nómina perfecto para tu organización? En este artículo te contamos todo lo que debes tener en cuenta para hacerlo.

¿Qué es un Software de Nómina?

Un Software de Nómina es una herramienta informática que permite la generación de nóminas, pagas extras, finiquitos, bonus y atrasos adaptados a la estructura de conceptos salariales y convenios fijados por la organización. Además, automatiza la gestión de nómina, efectúa el cálculo de los salarios y ejecuta los pagos en tiempo y forma. De esta forma, el cálculo de la nómina se hace más dirigido, debido a que la propia plataforma, a través de un sistema de incidencias, establece pautas o posibles errores más automáticos. La herramienta detecta conceptos o valores de meses anteriores y calcula estos datos para no tener que volver a incorporarlos, administrando los pagos de estas una vez se ha validado el proceso.

Características de un programa de nómina

¿Qué debe tener nuestro programa de nómina? Si estás buscando un buen software de nóminas, asegúrate de que cumple con las siguientes características:

• Gestión no solo de las propias nóminas, sino de todos los complementos que la acompañan, como pagas extras, finiquitos, bonus, atrasos, gestión de incidencias (maternidad, absentismo, huelgas…) o seguros sociales.
• Posibilidad de cálculos automáticos sobre las nóminas que permita una mayor agilidad a la hora de efectuarlas.
• Que sea un software vivo, en continua evolución. Un programa de nómina que permita cerciorarnos de que está al frente de cualquier cambio legislativo (algo muy común).
• Existencia de un servicio de atención al cliente ante cualquier duda o sugerencia, así como un soporte técnico ante posibles problemáticas de la herramienta.
• Facilidad de comunicación con las Administraciones Públicas. Tu programa de nóminas debería permitir tanto la importación como exportación de documentos descargados de las fuentes oficiales para su incorporación en la nómina tales como RED, Contrat@, Delt@ o Certic@2.

Ventajas de un software de nómina

Si todavía te estás preguntando por qué deberías implantar un programa de nómina en tu organización, aquí te dejamos las principales ventajas de contar con un software de gestión de nóminas:

• Ahorro de tiempo: La automatización de procesos en el cálculo de la nómina es fundamental para ahorrar tiempo. Muchos de los pasos en este proceso son análogos a meses anteriores, muchas variables pueden ser calculadas a partir de otras… Por ello, cuantas menos variables tengamos que poner de inicio, más automático se hará el proceso y el tiempo efectivo por nómina se reducirá notablemente.
• Reducción de errores: La automatización de la gestión de nómina no solo permite una gran reducción del tiempo, sino también de errores. Cuantas menos variables tenga que aportar el usuario, menor será la posibilidad de cometer errores humanos.
• Aumento de la productividad en los departamentos de Recursos Humanos: Todo lo expuesto anteriormente va a repercutir en una reducción de costes y, consecuente, en aumento de productividad de los equipos de Recursos Humanos encargados de gestionar las nóminas. De esta forma, podremos dedicar el tiempo ahorrado en tareas administrativas y dedicarlo a otras que aporten más valor.
• Accesibilidad digital: Tener acceso a todo el histórico de nóminas online permite una disponibilidad total ante cualquier requerimiento de los empleados sin posibilidad de pérdida de los documentos.
• Mejora de la satisfacción de los empleados: Que tus empleados no tengan queja de que su nómina llega tarde o mal, es satisfacción laboral. Ejecutar y enviar las nóminas de manera automática, en tiempo y forma correcta, es un valor añadido de la organización que repercutirá en la propia satisfacción de los empleados.

¿Cómo elegir un software de nómina?

Ahora que ya conocemos las ventajas y características de utilizar un software de nóminas, toca elegir. ¿Qué software de nómina es el más adecuado para tu empresa? Existen multitud de proveedores y esta respuesta no va a ser única para todas las empresas. Por ello, debemos de tener en cuenta las casuísticas de cada una, entre las que podemos destacar las siguientes:

• El tamaño de la empresa: Es vital entender que el tamaño de la organización influye directamente en la selección de un Software de Nómina u otro, por la economía de escala. Cuanto mayor sea el tamaño de nuestra organización, podremos obtener unos precios más competitivos y acceder a más opciones del mercado integrando más procesos. Sin embargo, si nos encontramos en una microempresa o en una PYME, quizás nuestra mejor opción sea acceder a un software más genérico o contra con servicios de externalización de nómina.
• El sector de actividad: Quien haga nóminas o trabaje de cerca con ellas sabe que cada sector de actividad es un mundo. Debemos de tener en cuenta cuál es nuestro sector de actividad, entender es el coste real de la gestión de nóminas y valorar, en función de la especialidad, si vale la pena seleccionar uno u otro proveedor.
• Funcionalidades requeridas: Los proveedores de software de nómina son muy variados, y antes de seleccionarlo debemos de valorar qué procesos de la nómina queremos abordar. La gestión de la nómina es muy amplia y habrá compañías a las que le interese abordar la nómina con todas sus posibilidades, como pagas extras, finiquitos, bonus, atrasos, gestión de incidencias (como maternidad, absentismo, huelgas…) o seguros sociales, y otras a las que les interese una gestión de nómina más plana.
• Integración con otros procesos de RRHH: Por último, debemos de entender la nómina como uno de los procesos más (si no es el que más) importante de Recursos Humanos.

La nómina es la materialización de muchos otros procesos que influyen directamente sobre ella, como el registro horario y la posible compensación de horas extras, las vacaciones, los bonus en función del desempeño del trabajado, etc. Un software de gestión de nómina como Endalia HR permite integrar los diferentes procesos de Recursos Humanos que afectan a la nómina, en una única herramienta. Para que tengas todo en un mismo lugar. Si quieres conocer más sobre Endalia y sus soluciones de nómina, cuéntanos tu proyecto para que podamos valorarlo individualmente, y ayudarte de la mejor manera.