¿Cómo elegir tu software de vacaciones y ausencias?

No, utilizar un Excel con las vacaciones de 200 personas no es organizarse “en condiciones”. Y es que, calcular los días de vacaciones de tus trabajadores, llevar el control de ausencias, cuadrar calendarios y horarios o gestionar las bajas, puede llegar a convertirse en un rompecabezas si no se utilizan las herramientas adecuadas. Hasta ahora, muchos departamentos de Recursos Humanos utilizaban hojas de cálculo como Excel para llevar el control de estas gestiones. Pero la digitalización ha venido para quedarse. Y también para ayudarnos. Para hacernos la vida más fácil. Las nuevas tecnologías, como un software de Recursos Humanos, nos permiten evolucionar hacia modelos más eficientes y eficaces, que nos ayuden a ahorrar tiempo y esfuerzo, y centrar la productividad en lo importante.

Beneficios de un Software de Recursos Humanos

«Un software específico puede ahorrar hasta un 40% del tiempo dedicado a tareas puramente administrativas» Un software de vacaciones y ausencias es un programa diseñado para optimizar la gestión de capital humano y hacerla más sencilla y rápida. ¿Cómo? A continuación, te contamos los beneficios de un software de Recursos Humanos especializado en vacaciones y ausencias.

• Simplifica la gestión administrativa de las vacaciones y ausencias.
• Calendario actualizado: con un software como Endalia HR, cada empleado tendrá su calendario siempre actualizado, de forma que pueda comprobar su disponibilidad de un solo vistazo.
• Visualiza las vacaciones de tu equipo: tener la posibilidad de ver los días de descanso de tus compañeros de equipo, agilizará la coordinación y evitará conflictos.
• Agiliza el proceso de solicitud de vacaciones, evitando errores relacionados con la tramitación de las solicitudes.
• Incrementa la comunicación entre managers y empleados.
• Permite llevar a cabo un seguimiento de las vacaciones solicitadas, propiciando una mejora en la planificación.
• Segmenta las vacaciones por empleados y/o equipos de trabajo.
• Integra las vacaciones en los demás procesos de la organización.

Al final, la gestión de vacaciones de los empleados necesita de instrumentos adecuados para responder a las necesidades de la empresa y los trabajadores. Y un software que te permite una gestión digital y ágil, mejorará la experiencia del empleado y la organización en su conjunto.

¿Cómo elegir tu Software de Recursos Humanos?

¿Qué tener en cuenta? Quizá ahora te estés preguntando… ¿Cómo elegir una herramienta de entre todas las que hay en el mercado? A la hora de elegir un programa para nuestra empresa que cumpla con las expectativas debemos tener en cuenta varios factores. A continuación, te indicamos algunas de las características y funcionalidades que debe cumplir un buen software de vacaciones y ausencias:

Para el administrador y el mánager:

• Gestionar todo tipo de ausencias: vacaciones, días libres, bajas por enfermedad, permisos de maternidad, paternidad…
• App de vacaciones: Otra de las ventajas que hay que tener en cuenta es que el departamento de Recursos Humanos pueda acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo, y en todo momento para poder gestionar el equipo desde cualquier lugar.
• Extracción y descarga de informes en múltiples formatos: A la hora de elegir tu programa ten en cuenta que puedas consultar, extraer y descargar los informes de los datos de las vacaciones y ausencias. Tener disponible esta información te permitirá analizar índices de absentismo de empleados que, por ejemplo, te ayudarán a tomar las mejores decisiones empresariales basadas en datos reales.
• Software personalizado: Un buen software te ofrece la posibilidad de definir una tipología personalizada de las ausencias, conforme a la política de tu empresa, para obtener su desglose y que puedas visualizar fácilmente la duración, frecuencia y motivos de las mismas. Gracias a esto podrás desplegar políticas de vacaciones personalizadas, asignar las vacaciones anuales y los tipos de ausencia en un calendario interactivo; fomentando una gran experiencia de usuario.
• Calendario interactivo en un mismo lugar: Podrás comprobar la disponibilidad de todos los miembros de tu equipo desde un solo lugar para poder planificar en consecuencia. Igualmente, un buen software debe contar con herramientas que faciliten el seguimiento de los procesos de solicitud de las vacaciones y ausencias para que puedas gestionarlas de forma eficiente.
• Aprobación de vacaciones y permisos en solo un clic.
• Control de vacaciones disfrutadas. Disponer de la información de cuántos días tiene disfrutados cada trabajador y acceso a su histórico de ausencias.
• Circuito de validación personalizable y posibilidad de delegar la aprobación.
• Visión de 360° del calendario de vacaciones de los empleados.
• Creación de alertas (para notificar errores en las solicitudes, etc.).

Para el empleado:

• Accesibilidad de los empleados y buena UX: Las herramientas tienen que permitir que cada miembro del equipo pueda acceder al calendario y consultar los datos de las vacaciones del resto, para poder planificar las propias y solicitarlas. Del mismo modo, es de gran utilidad en caso de ausencia por causa de fuerza mayor, poder adjuntar el justificante directamente al programa.
• App de vacaciones: Disponer de una App de vacaciones se trata de una ventaja tanto para managers como para empleados. Poder solicitar o consultar tus vacaciones a golpe de clic estés donde estés.
• Solicitud de vacaciones y permisos. Sencillo y accesible por parte de los trabajadores desde cualquier dispositivo web o app
• Registro de días de libre disposición. Que te permita editar e introducir cambios y nuevas ausencias en el sistema de manera fácil
• Soporte para festivos locales, regionales y nacionales en los distintos centros de trabajo(incluso en países del extranjero).
• Posibilidad de consultar el planning de sus compañeros.
• Posibilidad de adjuntar un justificante de ausencia.
• Acceso a la política de vacaciones de la empresa.

¿Qué funcionalidades tiene el software de Endalia?

A continuación, te dejamos algunas de las funcionalidades del software de gestión de vacaciones de Endalia HR:

• Calendario interactivo: Desde el mismo calendario, cada persona puede solicitar los días de vacaciones marcando el “desde” y el “hasta”. Posibilidad de adjuntar justificantes a las solicitudes de ausencias (ej. justificante médico).
• Solicitudes a medida: Cada usuario puede seleccionar sus vacaciones y ausencias haciendo clic en “Solicitar” y completando un pop-up con la información relevante para la solicitud.
• Planificador de vacaciones: Cada persona de un mismo departamento puede visualizar las vacaciones de sus compañeros y realizar una buena planificación. Muy útil para managers.
• Gestión de todo tipo de ausencias: En función de los convenios, define las distintas tipologías de ausencia que van a utilizarse en el proceso de solicitud y la caracterización de cada una de ellas.
• Extracción de informes: Extracción de datos a Excel y generación de múltiples informes en diferentes formatos (PDF, HTML, Word). Generación de diversas estadísticas de ausencias.
• Vuestra app de vacaciones: Despliega la gestión a través de web y a través de app de gestión de vacaciones.