Gestionar las nóminas de los trabajadores de una organización es una tarea compleja, llevada adelante desde Recursos Humanos, que requiere de conocimiento en materia fiscal y financiera, así como experiencia para favorecer el funcionamiento de la propia empresa. Por consiguiente, es necesario estar atento mes a mes ante cualquier novedad o cambio. En este artículo analizamos los 7 fallos más comunes en la gestión de nóminas para que así tú no los cometas.

¿Cómo realizar la gestión de nóminas de manera eficiente?

Una gestión eficaz de la nómina es un aspecto fundamental para cualquier empresa. Se optimizan los tiempos de gestión, disponiendo de un control real de los gastos de la organización, así como una comunicación mucho más fluida entre los diferentes miembros. Para ello, es necesario apoyarse en los propios trabajadores, fomentando su autogestión, así como en un departamento de Recursos Humanos profesional y en herramientas digitales como un software de RRHH. Continúa la lectura de este artículo e infórmate de los errores más frecuentes a la hora de gestionar las nóminas de los empleados.

1. No utilizar un software de nóminas

El primero de los errores es, sin duda, no apoyarse en la tecnología. Los Recursos Humanos se han digitalizado en pro de la organización. De ahí que el uso de un software para gestionar las nóminas sea tan importante: va a facilitar las tareas a Recursos Humanos, haciéndolas más eficientes y eficaces. Minimizar los riesgos en los cálculos, optimizar los tiempos y facilitar la información de las incidencias en las nóminas… son algunos ejemplos de ventajas que ofrece un programa de nóminas como el que disponemos desde Endalia.

2. Olvidarse de las variables de las nóminas

Otro de los fallos más comunes en la gestión de nóminas es olvidarse de las variables de los salarios de los trabajadores. Cada mes pueden presentarse estos cambios en las nóminas: horas extra, días de vacaciones, reducción de jornada, bajas médicas… son muchas las variables que influyen y repercuten en el salario mensual. Por tanto, desde RRHH se deberán tener en cuenta a la hora de realizar esta tarea.

3. Realizar la gestión de nóminas sin planificación

En cualquier aspecto laboral, ir a toda prisa no es nada recomendable. También en la gestión de las nóminas, donde una buena planificación va a ser sinónimo de evitar fallos en los documentos y de un buen bienestar en la empresa. Establecer una fecha para el pago de las nóminas es clave para los trabajadores. Por ello, llevar a cabo esta tarea con antelación es muy importante.

4. Falta de control y comunicación

Otro de los problemas en los que suelen caer las empresas a la hora de gestionar las nóminas es la falta de comunicación interna. Es imprescindible contar con los trabajadores para evitar errores evitables por falta de información o por, simplemente, malentendidos entre distintos departamentos. De este modo, la organización debe promover diferentes canales de comunicación interna donde informar sobre los cambios mensuales de las nóminas.

5. Emplear el mismo modelo de nómina

Y el ir con prisas también puede llevar a utilizar el mismo modelo de nómina que el mes anterior. Craso error: esta costumbre favorece la aparición de errores como datos desactualizados del propio trabajador o provenientes de Hacienda (como puede ser el IRPF).

6. Calcular mal las retenciones

¿Uno de los fallos más comunes en la gestión de nóminas? Hacer mal las retenciones desencadenará problemas a largo plazo no solo con la organización, sino con el propio empleado. Es fundamental conocer bien esto para evitar problemas de cálculo y malestar en la plantilla.

7. Reducir el personal de Recursos Humanos

Finalmente, otros de los fallos más comunes en la gestión de nóminas que llevan a cabo las organizaciones es reducir la plantilla de administración y Recursos Humanos. De este modo, hay una falta de control interno en este proceso, lo que se traduce por errores en los cálculos de las nóminas.