Desde ojear un documento hasta firmar un contrato por la calle. Firmar documentos nunca ha sido tan rápido, sencillo y seguro. La firma digital ha experimentado un auge en los últimos tiempos, pasando a ser una herramienta clave en la digitalización de las organizaciones gracias a sus ventajas y beneficios. La pandemia provocada por la Covid-19 ha confirmado la brecha tecnológica en muchas compañías. No obstante, muchos todavía se resisten a abandonar el papel. En este artículo vamos a ver cuáles son los beneficios de recurrir a la firma digital, en qué consiste y los tipos que existe. Advertencia: Si sigues leyendo, probablemente termines el artículo queriendo utilizarla.

¿Qué es la firma electrónica?

En primer lugar, debemos conocer qué es la firma electrónica. La firma electrónica es un concepto legal que tiene como objetivo dar fe de la voluntad del firmante. Según el Reglamento eIDAS, “La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que van ligados a un documento para identificar el autor de la firma y asegurar su integridad.” Así pues, la firma digital es el procedimiento criptográfico de firma que cumple con las siguientes características:

• Autentificación de origen: es decir, se puede reconocer a quien haya realizado la firma.
• No repudio: el firmante no puede negar que haya firmado digitalmente el documento.
• Integridad: se verifica que el documento no haya sido alterado tras ser firmado.

Tipos de firma electrónica

No todas las firmas electrónicas son iguales. El reglamento eIDAS distingue tres tipos, en orden creciente de su nivel de seguridad jurídica:

• Firma electrónica simple
• Firma electrónica avanzada
• Firma electrónica cualificada

Firma electrónica simple

La firma electrónica simple sirve para que usuario demuestre su conformidad con el contenido de un documento o contrato, pero no es un trazo, sino un ckeck que se realiza en una casilla o un número PIN. Por ejemplo, cuando introduces el PIN en el cajero de tu banco para retirar dinero o cuando aceptas un trámite marcando una casilla de verificación. ¿Sus ventajas? Sencillez y rapidez a la hora de que cualquier cliente o usuario pueda aceptar de forma legal los términos y condiciones de un contrato, por ejemplo. Sin embargo, para determinados tipos de transacciones no se recomienda utilizar la firma electrónica simple, ya que no permite identificar al usuario de forma única.

Firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada permite que cualquier usuario acepte los términos y condiciones de un contrato, con la ventaja de que si permite identificar al firmando de forma única. ¿Sus características?

• Está vinculada al firmante de manera única.
• Permite la identificación del firmante. Mediante la recogida de evidencias como el sellado de tiempo, coordenadas geográficas o información biométrica.
• Creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante pueda utilizar bajo su control exclusivo. Dispositivo propio del usuario con acceso restringido.
• Cualquier modificación posterior de la firma sea detectable. Cifrado de la documentación generada con Sellado de Tiempo.

Firma electrónica cualificada

Es aquella firma creada por un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y basada en un certificado cualificado de firma electrónica, como el DNIe. Si bien, este tipo de firma (también denominada como “firma reconocida”), es la que ofrece un nivel de seguridad más alto, su uso se ve entorpecido por la necesidad de disponer de un certificado cualificado de firma electrónica (DNIe). En el caso de la firma cualificada, la carga de la prueba recae sobre el que rechaza la validez de la misma, pues una de las características de esta firma es el no repudio (no se puede negar la realización de una transacción firmada digitalmente con certificado cualificado).  

Beneficios y aplicaciones

Beneficios

Como hemos comentado anteriormente, todavía hay quienes se resisten a sustituir el papel por la firma digital. Sin embargo, quienes han comenzado a utilizar esta tecnología para adaptarse a los cambios han podido disfrutar de multitud de beneficios, tanto para la compañía como para la comodidad propia.

Ahorrar tiempo, agilizar procesos y mantener activa la gestión operativa y comercial de la compañía. Firma documentos estés donde estés.

A continuación, enumeramos algunos beneficios que, si aún no lo estás, te van a convencer de utilizar la firma digital: 1. Di adiós al papeleo: mayor organización, menos tiempo y más sostenibilidad.

• Eliminación del papel y sus consecuentes ventajas: ahorro de materiales y otros gastos de administración y almacenamiento.
• No más carpetas y papeles perdidos: Todos tus documentos firmados recogidos y organizados en un mismo lugar.

2. Más movilidad: facilita la firma desde cualquier lugar y en cualquier momento.

• Agiliza los procesos y contrataciones: haz más sencillo el camino para todos. Si lo deseas, no necesitas desplazamiento para cerrar una contratación. Así de fácil. Así de digital.
• Disminución del tiempo en la ejecución de procesos (se evitan colas y se reducen los procedimientos manuales).
• Mejora tu negocio: Gracias a la integración con los flujos de trabajo mejora cualquier proceso de negocio que requiera de una firma.

3. Mayor seguridad: mantén tus documentos a salvo.

• Además de rapidez y sencillez, la firma digital aporta seguridad. Una vez firmado el documento, su contenido no podrá ser cambiado.
• Se garantiza la confidencialidad. El contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello.
• Ten la tranquilidad que el software de firma digital aporta cumpliendo el Reglamento eIDAS para una completa validez jurídica.

4. Mejora diferentes departamentos de tu compañía…

• Ahorra tiempo en los trámites burocráticos del área de Recursos Humanos.
• Aumenta la gestión comercial: documentos siempre actualizados, acortando tiempos de espera y tramitación. Duplica tus negocios.

Aplicaciones

• Para RRHH:

El papeleo y los trámites burocráticos son abundantes en los departamentos de Recursos Humanos. Desde contratos hasta cláusulas de confidencialidad, pasando por nóminas, bajas e ingentes cantidades de documentos de la más diversa naturaleza deben ser firmados sin cesar. Es por ello, que la firma digital se erija como un poderoso método para agilizar estos procesos e irradiando una imagen de modernidad de cara al exterior y a los propios empleados.

• A nivel comercial:

El pasar del papel al formato digital ha hecho de la firma electrónica un elemento imprescindible para el departamento comercial. Con esta transformación digital, los documentos permanecerán siempre debidamente actualizados y podrán firmarse todos desde un mismo dispositivo si fuese necesario, acortando así los tiempos de espera y tramitación.