Si analizamos la etimología de “cronograma”, veremos que esta palabra de origen griego vendría a significar “el mensaje escrito del tiempo”. Un concepto un tanto poético para designar a esta herramienta gráfica tan utilizada por las organizaciones y, todavía más, por los departamentos de Recursos Humanos. En este post, hablamos sobre la utilidad y las ventajas de los cronogramas y calendarios de planificación para determinadas tareas empresariales. Y tú, ¿sabes cómo ayuda un cronograma a la gestión de Recursos Humanos? ¡Te lo contamos a continuación!

Cronograma: definición

Un cronograma es una representación gráfica de un conjunto de acciones llevadas adelante en una empresa durante un tiempo determinado. En otras palabras: con fecha y horas fijadas. De este modo, los cronogramas pueden aplicarse a todo tipo de tareas: desde la gestión de un proyecto, hasta la planificación de turnos; pasando por marcar los días de vacaciones de los empleados. Sea como sea, un cronograma ayuda a simplificar y a dar visibilidad a las acciones de una empresa; de forma que se optimiza su planificación, control y organización interna. “Una imagen vale más que mil palabras”, por tanto, los cronogramas resultan muy efectivos para cuadrar los horarios o los días trabajados de los diferentes miembros de una plantilla. Así que no sorprende que sea una práctica que se venga realizando desde hace mucho tiempo. Cabe destacar que al principio los cronogramas se realizaban a mano. Hoy, gracias a la transformación digital en Recursos Humanos, las empresas disponen de cronogramas incorporados en softwares especializados.

Ventajas del uso de cronogramas para las empresas

¿Cuáles son los beneficios de emplear estas herramientas gráficas para una organización? Estas son algunas de las razones que nos animan a utilizar un cronograma:

• Simplificar y agilizar tareas administrativas como la gestión de vacaciones o la planificación de turnos.
• Incrementar la productividad de la organización.
• Optimizar la comunicación interna entre los diferentes trabajadores y departamentos.
• Ser más eficiente en la organización de la empresa.
• Mejorar el seguimiento y control de los horarios.
• Disponer de un panorama global de la organización.

Pero… ¿cómo ayuda un cronograma a la gestión de Recursos Humanos?

Siendo que todas estas acciones organizacionales las lleva adelante el departamento de Recursos Humanos, es evidente entonces que los cronogramas optimizan las tareas de esta área de una empresa. Y más, desde la llegada de la pandemia, donde la flexibilidad laboral se ha incrementado de manera considerable. Los trabajadores se han habituado al teletrabajo, además de aparecer nuevos modelos híbridos (presencial y teletrabajo) en multitud de compañías. Por eso, es interesante resaltar la función del cronograma en un departamento de RRHH, clave para la organización interna de una empresa. Una herramienta gráfica, incluida en diferentes tipos de softwares especializados de Recursos Humanos.

3 tipos de cronogramas para RRHH

¿Cómo ayuda un cronograma a la gestión de Recursos Humanos? He aquí 3 ejemplos en los que utilizar esta herramienta visual es sinónimo de practicidad y de mejora en las tareas de este departamento:

1. Cronograma de registro de jornada

En primer lugar, cabe destacar el uso del cronograma o de un calendario para registrar la jornada laboral. Un medio visual en el que el manager va a poder comprobar de una forma rápida los fichajes de los trabajadores, así como su tiempo de descanso o parada para comer.

2. Cronograma de vacaciones y ausencias

Por su parte, una de las tareas más arduas que existen para Recursos Humanos y para managers consiste en cuadrar las vacaciones de los diferentes trabajadores de un mismo departamento o, inclusive, de una compañía. Sin olvidar, por supuesto, las bajas laborales u otras ausencias. De este modo, un cronograma o calendario que vaya incluido en un software de vacaciones y ausencias como el que dispone Endalia es del todo práctico y permitirá al manager una mejor organización; reduciendo la carga administrativa y, por ende, optimizando el tiempo.

3. Cronograma de planificación de turnos

Para concluir, los cronogramas también son muy funcionales a la hora de planificar los cuadrantes de los empleados. Es decir, los turnos. Sobre todo, en aquellas empresas donde los turnos rotan o cada departamento o trabajador tiene su propio horario. Con un cronograma todo va a quedar más visible y claro, lo que va a facilitar mucho la organización interna.   ¿Has entendido cómo ayuda un cronograma a la gestión de Recursos Humanos? En Endalia disponemos de un software global y modular de RRHH, en el que la funcionalidad de los cronogramas es clave para simplificar las tareas.